Biên bản tình trạng máy cũ lúc nhận — ghi gì để khỏi tranh cãi về sau?

Sáu mục nên có trong biên bản

Chụp ảnh thế nào để ảnh có giá trị đối chiếu

Chụp theo cặp: một ảnh toàn cảnh thấy được cả máy và vị trí của vết, một ảnh cận thấy rõ vết đó. Ảnh cận đứng một mình không nói được vết nằm ở đâu, và đó là lý do rất nhiều bộ ảnh chụp kỹ vẫn không dùng được khi cần đối chiếu.

Chụp có vật làm mốc kích thước nằm cạnh vết, ví dụ một cây thước đặt bên. Không có mốc thì không ai nói được vết đó dài bao nhiêu, và tranh cãi sẽ chuyển sang chuyện vết to hay nhỏ thay vì vết cũ hay mới.

Chụp đủ bốn mặt máy kể cả mặt sau và mặt dưới nếu tiếp cận được, chụp cả nền nơi máy vừa được đặt xuống. Vết dầu trên nền là thứ xuất hiện rất nhanh và cũng bị lau đi rất nhanh — cách đọc vệt dầu có ở dầu rịn ở xi lanh và khớp nối.

Ranh giới hỏng cũ và hỏng do vận chuyển

Vết mới thường lộ kim loại sáng ở đáy vết, mép còn sắc và chưa có gỉ. Vết cũ thì đáy đã xỉn hoặc đã gỉ, mép mòn tròn, và quanh nó lớp sơn cũng đã bạc theo. Đây là phép phân biệt nhìn được bằng mắt và không cần dụng cụ.

Móp và cong do vận chuyển hay nằm ở những chỗ chịu lực khi kê kích và khi chằng buộc, tức ở chân đế, ở mép khung và ở các phần nhô ra. Chỗ chằng buộc sai là nguyên nhân phổ biến — xem chở thép cây tới xưởng: chằng buộc và cong.

Với phần điện thì ranh giới khó vạch hơn vì hỏng do rung lắc không để lại dấu bên ngoài. Cách duy nhất là đã ghi và đã chụp tủ điện lúc nhận, rồi đối chiếu lại nếu có chuyện — và đó cũng là lý do mục thứ tư không nên bỏ.

Ai ký và ký vào lúc nào

Người ký nên là người sẽ đứng máy hoặc người phụ trách xưởng, không phải người nhận hàng giùm. Người đứng máy nhìn ra thứ người khác không thấy, và cũng là người chịu hậu quả nếu phần ghi bị sót.

Ký khi máy vừa hạ xuống và trước khi đưa vào vị trí, vì quá trình đưa vào vị trí tự nó có thể tạo thêm vết. Nếu bên vận chuyển còn ở đó thì mời họ ký cùng, đó là lúc duy nhất họ còn mặt và cũng là lúc duy nhất việc ký cùng có ý nghĩa.

Sau khi ký mới tới lượt chạy thử và nghiệm thu, hai việc khác nhau và nên ghi thành hai phần — trình tự nghiệm thu ở nghiệm thu và chạy thử khi nhận máy, còn với hàng gia công thì tương tự như nhận lô đai tại công trường kiểm gì.

Biên bản này còn dùng vào việc gì sau đó

Nó thành trang đầu của hồ sơ máy. Mọi lần sửa về sau ghi tiếp vào đó, và sau vài năm thì chính tập hồ sơ này là thứ trả lời được câu hỏi máy đã can thiệp tới đâu — thứ mà người mua máy cũ luôn hỏi và gần như không ai trả lời được, xem giấy tờ đi kèm máy cũ.

Nó cũng là căn cứ để biết phần việc phải làm ngay sau khi nhận, từ đó lên được lịch và ngân sách — cách cộng ở tính chi phí sửa máy cũ cộng vào giá mua.

Và khi tới lượt bán lại chiếc máy này, chính tập hồ sơ đó là thứ đưa giá lên, vì nó biến lời kể thành bằng chứng — xem định giá máy của mình khi bán lại.

Sai lầm thường gặp

• Để người nhận hàng giùm ký thay cho người sẽ đứng máy.
• Ký sau khi đã đưa máy vào vị trí, bỏ mất phần vết phát sinh trong lúc di chuyển.
• Bỏ qua hư hỏng cũ vì nghĩ hỏng cũ thì ghi làm gì, trong khi đó là ranh giới cần nhất.
• Chỉ chụp ảnh cận mà không chụp toàn cảnh, nên sau này không biết vết nằm ở đâu.
• Không đặt vật làm mốc kích thước cạnh vết khi chụp.
• Gộp biên bản tình trạng vào chung biên bản nghiệm thu, làm mất phần ghi trạng thái ban đầu.